Datenschutzerklärung
Datenschutzerklärung der BiT UG (haftungsbeschränkt)
Stand: 2. August 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
BiT UG (haftungsbeschränkt)
Waldhofstraße 61
79117 Freiburg im Breisgau
Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer: Johannes Borgwarth
Telefon: +49 151 74313409
E-Mail: info@bit-ug.de
Website: www.bit-ug.de
2. Datenschutzbeauftragter
Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt. Aktuell sind weniger als zehn Personen regelmäßig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten befasst. Datenschutzanfragen können an die oben genannten Kontaktdaten gerichtet werden.
3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website, die Bearbeitung von Anfragen, die Anbahnung und Durchführung von Verträgen, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder die Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.
Die maßgeblichen Rechtsgrundlagen sind insbesondere:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn Sie eine Einwilligung erteilen,
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Verarbeitung für vorvertragliche Maßnahmen oder die Vertragserfüllung erforderlich ist,
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, wenn wir gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind,
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen der betroffenen Person entgegenstehen.
Soweit Informationen in der Endeinrichtung des Nutzers gespeichert oder ausgelesen werden, gelten zusätzlich die Vorgaben des § 25 TDDDG. Technisch nicht erforderliche Speicherungen oder Zugriffe erfolgen nur auf Grundlage einer Einwilligung, sofern keine gesetzliche Ausnahme eingreift.
4. Website-Hosting und Server-Logfiles
Unsere Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland, gehostet.
Unsere Website wird nach Möglichkeit über eine verschlüsselte Verbindung bereitgestellt. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie in der Regel an https:// in der Adresszeile Ihres Browsers.
Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet, damit die Website ausgeliefert, sicher betrieben und technisch optimiert werden kann. Hierzu können insbesondere gehören:
- Aufgerufene Seite oder Datei,
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
- Referrer-URL,
- Browsertyp und Browserversion,
- Verwendetes Betriebssystem,
- Gerätetyp,
- IP-Adresse, soweit erforderlich und nach Möglichkeit anonymisiert oder gekürzt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und fehlerfreien Betrieb der Website. Mit IONOS besteht nach aktueller Website-Angabe ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
IONOS nennt für Webhosting-Produkte eine Speicherung von acht Wochen; für MyWebsite/Website-Builder-Produkte können nach IONOS-Angaben technisch erhobene Besucherdaten direkt anonymisiert und für 21 Tage gespeichert werden. Die Datenschutzhinweise der IONOS SE gelten entsprechend.
5. IONOS SiteAnalytics / WebAnalytics
Auf unserer Website ist IONOS SiteAnalytics aktiv. Nach Angaben von IONOS werden bei SiteAnalytics beziehungsweise WebAnalytics Daten zur statistischen Auswertung und technischen Optimierung verarbeitet. IONOS gibt an, dass hierbei keine Cookies eingesetzt werden und IP-Adressen nach der Übermittlung anonymisiert verarbeitet werden.
Verarbeitet werden können insbesondere:
- Referrer,
- Aufgerufene Website oder Datei,
- Browsertyp und Browserversion,
- Betriebssystem,
- Gerätetyp,
- Zeitpunkt des Zugriffs,
- IP-Adresse in anonymisierter Form zur ungefähren Standortbestimmung.
Zweck der Verarbeitung ist die statistische Auswertung und technische Optimierung unseres Webangebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Verbesserung und Stabilisierung unserer Website.
IONOS SiteAnalytics kann vom Nutzer in den Datenschutzeinstellungen angepasst werden.
6. Google Search Console
Wir nutzen Google Search Console, einen Dienst der Google Ireland Limited, um die technische Auffindbarkeit unserer Website in der Google-Suche zu prüfen und Suchstatistiken auszuwerten. Die Google Search Console setzt nach unserem Kenntnisstand keine Cookies auf unserer Website und dient nicht der Wiedererkennung einzelner Websitebesucher durch uns. Wir erhalten von Google insbesondere aggregierte Such- und Leistungsdaten.
Soweit hierbei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der technischen Optimierung und Auffindbarkeit unserer Website, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
7. Cookies und Consent-Management
Unsere Website kann technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien einsetzen, die für den Betrieb der Website, die Darstellung von Inhalten, die Speicherung von Datenschutzentscheidungen oder die Sicherheit erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Technisch nicht erforderliche Dienste werden nur aktiviert, wenn Sie hierzu Ihre Einwilligung erteilen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Datenschutzeinstellungen der Website mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen.
Nach dem sichtbaren Consent-Banner können insbesondere folgende Dienste betroffen sein:
- IONOS SiteAnalytics,
- IONOS Website-Übersetzer,
- Google Maps.
8. Kontaktformular, E-Mail und Telefon
Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Hierzu können insbesondere gehören:
- Name,
- E-Mail-Adresse,
- Telefonnummer, wenn Sie uns telefonisch kontaktieren oder diese freiwillig mitteilen,
- Inhalt der Nachricht,
- Freiwillig oder im Nachrichteninhalt übermittelte Projekt- oder Gebäudeinformationen,
- Zeitpunkt der Kontaktaufnahme.
Das Kontaktformular enthält die Felder Name, E-Mail-Adresse, Textfeld und einen Hinweis zur Datenschutzerklärung. Kontaktformular-Daten werden nicht im IONOS-Backend gespeichert, sondern zur Bearbeitung der Anfrage per E-Mail übermittelt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kontaktaufnahme vorvertragliche Maßnahmen oder einen bestehenden Vertrag betrifft. In sonstigen Fällen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung von Anfragen und der Kommunikation mit Interessenten, Kunden und Geschäftspartnern.
Anfragen, die nicht zu einem Auftrag führen und für die keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen an einer längeren Speicherung bestehen, werden nach 30 Tagen gelöscht.
Unsere E-Mail-Kommunikation erfolgt über die E-Mail-Infrastruktur von IONOS.
Die Kommunikation per E-Mail kann Sicherheitslücken aufweisen. Wenn Sie uns besonders vertrauliche Unterlagen übermitteln möchten, können Sie vorab mit uns abstimmen, welcher Übermittlungsweg geeignet ist.
9. Vertragsdurchführung und Energieberatungsleistungen
Wenn Sie uns beauftragen oder ein Angebot anfragen, verarbeiten wir personenbezogene Daten, die für Angebotserstellung, Vertragsschluss, Leistungserbringung, Abrechnung und Projektkommunikation erforderlich sind.
Je nach Projekt können hierzu gehören:
- Stammdaten und Kontaktdaten,
- Name, Anschrift, Objektadresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer,
- Vollmachten,
- Rechnungs- und Zahlungsdaten,
- Beratungsentgelte, Honorare und Leistungspositionen,
- Bankdaten, Überweisungs- und Zahlungsnachweise,
- Steuernummer und Geburtsdatum, soweit dies für Fördermittel oder Nachweise erforderlich ist,
- Verbrauchsdaten, Energieabrechnungen, Gebäudedaten und technische Unterlagen,
- Grundrisse, Pläne, Fotos, Baubeschreibungen und Nachweise,
- Angaben zu Eigentümerstellung, Vertretungsberechtigung, Vollmachten, Miet- oder Verwaltungsverhältnissen,
- Kommunikations- und Projektdokumentation.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Pflichten bestehen, etwa steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten oder förderrechtliche Nachweispflichten, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit die Verarbeitung der Dokumentation, Qualitätssicherung oder Rechtsverteidigung dient, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Fotos werden grundsätzlich auf technische Gebäudebestandteile beschränkt, etwa Heizkörper, Türen, Dachflächen und Wandflächen oder ähnliches, die zur Nachweiserfüllung unmittelbar benötigt werden. Personen, Kennzeichen und Nachbarbereiche sollen nicht aufgenommen werden.
10. Fördermittel, Energieeffizienz-Expertenliste, Behörden und Dritte
Soweit wir Sie bei Fördermittelanträgen, Nachweisen, Energieausweisen, Fachplanung, Baubegleitung oder sonstigen Projektleistungen unterstützen, kann eine Weitergabe von Daten an Dritte erforderlich sein. Je nach Projekt stellen wir Anträge selbst in Förderportalen oder bereiten Unterlagen für den Kunden vor. Die Verarbeitung und Weitergabe kann insbesondere für Antragstellung, Nachweisführung, Abrechnung, stichprobenartige Prüfungen, Rückfragen, Qualitätssicherung oder sonstige förderrechtlich vorgesehene Kontrollzwecke erforderlich sein. Eine Weitergabe kann insbesondere erfolgen an:
- BAFA, KfW oder andere Fördermittelgeber auf Bundes-, Landes- oder Kommunalebene,
- Beteiligte Banken,
- Deutsche Energie-Agentur GmbH (dena) beziehungsweise Energieeffizienz-Expertenliste,
- Kunden und bevollmächtigte Personen,
- Bauämter und sonstige Behörden,
- Handwerker, Architekten und Steuerberater, soweit der Kunde dies wünscht oder dies für das Projekt erforderlich ist.
Die Weitergabe erfolgt, soweit sie für die Vertragserfüllung, Antragstellung, Nachweisführung, Abrechnung, Erfüllung gesetzlicher Pflichten, Erfüllung förderrechtlicher Anforderungen oder Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO.
Soweit bestimmte Daten für ein Förderverfahren zwingend erforderlich sind, kann das jeweilige Förder- oder Nachweisverfahren ohne diese Daten gegebenenfalls nicht durchgeführt werden. Ein Widerspruch gegen zwingend erforderliche Verarbeitungen kann daher dazu führen, dass eine Förderbearbeitung oder bestimmte Leistungen nicht möglich sind.
11. Daten aus Drittquellen
In einzelnen Projekten können wir personenbezogene Daten nicht unmittelbar von Ihnen erhalten, sondern von anderen Projektbeteiligten, insbesondere von Hausverwaltungen, Architekten, Energieversorgern, Mietern, Banken, BAFA, KfW oder dena. Hierzu können insbesondere Kontakt-, Projekt-, Gebäude-, Verbrauchs-, Vertrags-, Förder- und Kommunikationsdaten gehören.
Wir verarbeiten diese Daten, soweit dies für die Anbahnung oder Durchführung des jeweiligen Projekts, die Bearbeitung von Fördermitteln, die Erstellung von Nachweisen, die Kommunikation mit Projektbeteiligten oder die Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO.
Soweit wir Daten nicht direkt bei der betroffenen Person erhalten, informieren wir betroffene Personen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben, sofern sie nicht bereits über die Informationen verfügen oder eine Ausnahme von der Informationspflicht eingreift.
12. Kommunikation, Kalender, lokale Projektablage und Buchhaltung
Wir nutzen für die E-Mail-Kommunikation die E-Mail-Dienste von IONOS.
Termine werden im Apple Kalender verwaltet und über iCloud synchronisiert. Anbieter ist Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland. Hierbei können insbesondere Kontaktdaten, Termindaten, Projektbezeichnungen und Kommunikationsinhalte verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Termine für vorvertragliche Maßnahmen oder Vertragsdurchführung erforderlich sind, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die effiziente Terminverwaltung.
Angebote, Rechnungen und Projektakten werden lokal auf dem Netzwerk gespeichert. Backups werden bei Bedarf auf verschlüsselten externen SSD-Festplatten erstellt.
Für steuerliche Zwecke werden Rechnungsadressdaten verarbeitet, wobei dort keine Projektdaten hochgeladen werden.
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, unbefugten Zugriff und unbefugte Weitergabe zu schützen. Dazu gehören insbesondere lokale Speicherung, verschlüsselte externe Backups und eine zweckgebundene Beschränkung der verarbeiteten Projektinformationen.
13. Google Maps
Unsere Website bindet Google Maps ein, um unseren Standort darzustellen. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Die Karteninhalte werden nach aktueller Website-Darstellung erst geladen, wenn Sie der Einbindung zustimmen.
Beim Laden von Google Maps können personenbezogene Daten, insbesondere IP-Adresse, Nutzungsdaten, Geräteinformationen und Standortinformationen, an Google übermittelt werden. Eine Übermittlung an Google LLC in den USA kann nicht ausgeschlossen werden.
Rechtsgrundlage für das Laden von Google Maps ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Google finden Sie unter: https://policies.google.com/privacy
14. IONOS Website-Übersetzer
Auf unserer Website ist der von IONOS angebotene Website-Übersetzer eingebunden. Dieser Dienst wird verwendet, um Inhalte der Website in andere Sprachen zu übersetzen. Nach aktueller Website-Darstellung wird der Dienst erst geladen, wenn Sie zustimmen.
Beim Laden des Übersetzungsdienstes können personenbezogene Daten, insbesondere IP-Adresse, Nutzungsdaten und Geräteinformationen, an IONOS oder von IONOS eingesetzte Dienstleister übermittelt werden.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
15. Zahlungs- und Buchhaltungsdaten
Zur Abrechnung unserer Leistungen verarbeiten wir Rechnungs-, Zahlungs- und Buchhaltungsdaten. Hierzu können insbesondere Rechnungsanschrift, Leistungsdaten, Rechnungsnummern, Bankdaten, Zahlungsnachweise und steuerlich relevante Angaben gehören. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Buchungsbelege werden nach derzeitiger Rechtslage grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt. Handels- und Geschäftsbriefe werden grundsätzlich sechs Jahre aufbewahrt. Jahresabschlüsse, Bücher und vergleichbare Unterlagen werden grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt. Die Frist beginnt regelmäßig mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist oder der jeweilige Vorgang abgeschlossen wurde.
16. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Danach werden die Daten gelöscht oder gesperrt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, vertraglichen Pflichten, laufenden Verfahren oder berechtigten Interessen an einer weiteren Speicherung bestehen.
Anfragen, die nicht zu einem Auftrag führen, werden nach 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen an einer längeren Speicherung bestehen.
Projekt- und Vertragsdaten werden nach aktueller interner Vorgabe grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt. Dies dient insbesondere gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sowie Nachweis- und Dokumentationspflichten im Zusammenhang mit BAFA- und KfW-Förderungen. Die Frist beginnt regelmäßig mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der jeweilige Vorgang abgeschlossen wurde.
Für Einzelfälle können längere Speicherungen erforderlich sein, etwa bei laufenden Förderverfahren, Gewährleistungs-, Verjährungs- oder Rechtsstreitigkeiten.
17. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir setzen Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag oder als eigene Verantwortliche verarbeiten können. Hierzu gehören insbesondere Hosting-, E-Mail-, Website-, Analyse-, Kalender-, IT-, Steuer- und Buchhaltungsdienstleister. Soweit erforderlich, schließen wir mit Auftragsverarbeitern Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Zu den derzeit bekannten Dienstleistern und Empfängern gehören insbesondere IONOS, Google Search Console, Google Maps, Apple/iCloud, Buhl/WISO Steuer sowie die in den Projektabschnitten genannten Förderstellen und Projektbeteiligten.
18. Drittlandübermittlungen
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet nur statt, wenn dies für die Nutzung eines Dienstes erforderlich ist, eine Einwilligung vorliegt, ein Angemessenheitsbeschluss besteht oder geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO vorgesehen sind.
Bei Google-Diensten und Apple/iCloud kann eine Übermittlung in die USA oder in andere Drittländer nicht ausgeschlossen werden. Soweit Google Maps oder der Website-Übersetzer nicht technisch erforderlich sind, erfolgt die Einbindung auf Grundlage Ihrer Einwilligung.
19. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Bei einer rein informatorischen Nutzung unserer Website müssen Sie grundsätzlich keine personenbezogenen Daten aktiv bereitstellen. Technisch erforderliche Zugriffsdaten werden beim Aufruf der Website jedoch automatisch verarbeitet.
Wenn Sie uns kontaktieren, ein Angebot anfragen oder uns beauftragen, müssen Sie diejenigen Daten bereitstellen, die für die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die Angebotserstellung, den Vertragsschluss, die Vertragsdurchführung oder gesetzliche Pflichten erforderlich sind. Ohne diese Daten können wir Ihre Anfrage oder den Vertrag gegebenenfalls nicht bearbeiten oder durchführen.
20. Automatisierte Entscheidungen
Wir verwenden keine automatisierten Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO.
21. Rechte betroffener Personen
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
- Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
- Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO,
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
- Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
- Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO,
- Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten kontaktieren.
22. Widerspruchsrecht
Wenn wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
23. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.
Für Baden-Württemberg ist insbesondere zuständig:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Königstraße 10a
70173 Stuttgart
Website: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
24. Aktualität und Änderungen
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website, unsere Leistungen, unsere Datenverarbeitungen oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.